Право за ползване на ресурсите имат: ученици, студенти, докторанти, професионални астрономи. Всички те носят общото име "заявител".

Под "заявител" по-нататък ще разбираме лице, което представи мотивирано искане за получаване на наблюдателен материал на някой от телескопите на мрежата, като приема изискванията, записани при регистрацията му.

Различните типове заявители имат различни квоти за наблюдателно време, съгласно проекта СМАРТНЕТ: за ученици - квота 20%; за студенти и докторанти - квота 30%; за астрономи - квота 50%.

Заявките се подават за 4-месечия (януари-април S1; май-август S2, септември-декември S3).

Заявителите могат да подават следните типове заявки:

• Обикновена заявка (З1) – за еднократно наблюдение на обект без фиксирана дата, без уточняващи подробности по наблюдението. Комисията КНРВ проверява дали тази заявка може да се изпълни по архивни данни и ако е така предлага тази опция на заявителя, като предоставя временен достъп на заявителя до съответните файлове. При одобряване на заявка З1 комисията КНРВ изготвя „план за наблюдение”, прикачва го към заявката и уведомява заявителя за датата на изпълнение на неговата заявка.
• Заявка за наблюдения в рамките на цяла нощ (З2) - съдържа план за наблюдение, т.е. детайлно описание на различните етапи от наблюдението: обекти, време за изпълнение, телескоп, приемник, филтри, експозиции, последователности на обхождане на обектите, повторни наблюдения, необходими калибрационни файлове и т.н. Планът за наблюдение трябва да е в обикновен .txt формат, който се прикачва към заявката.
• Заявка за наблюдения в повече нощи (З3) – съдържа файл с планове за всяка конкретна нощ, които се прикрепят към заявката.
• Заявка за синхронни наблюдения (З4) – наблюдения от няколко телескопа едновременно на един обект. Изготвя се план за всеки отделен телескоп и се прикрепя към заявката.

Всяка заявка се изготвя в 2 варианта А и Б – за ясно време и при наличие на слаба облачност.

Заявки за наблюдателно време се приемат не по-късно от 2 месеца преди началото на 4-месечието, за което са направени.

Класирането на заявките става от Комисия за разпределение на наблюдателното време (КРНВ), която се състои от представители на всички партньори. За целта администраторът осигурява достъп до членовете на КРНВ за всички постъпили заявки.

Протоколите на КРНВ, както и разпределението на наблюдателното време се публикува в сайта 1 месец преди началото на следващото 4-месечие.

Ако заявка не е изпълнена по обективни причини, заявителят подава при желание нова заявка за следващ наблюдателен сезон. Ако заявката бъде изпълнена, заявителят трябва да изтегли данните, да ги обработи и анализира и да представи отчет за резултатите в рамките на 3 месеца от получаването на данните. Ако това е изпълнено заявителят продължава да има авторски права върху наблюдателните си данни в рамките на 2 години. При публикуване на статия заявителят се задължава да цитира произхода на данните.

Ако при изпълнена заявка заявителят не представи отчет в рамките на 3 месеца, той губи авторски права върху наблюдателните си данни и те могат да бъдат предоставени за ползване от други потребители. Освен това в бъдеще негови заявки ще бъдат разглеждани с по-малък приоритет.

След изтичане на 2 години от получаването на данните те стават достъпни за „потребители”. Това са лица, които писмено декларират желание да получат наблюдателен материал от някой от телескопите на мрежата, когато са изминали сроковете на авторските им права и изпълнят изискванията, записани при регистрацията им.